Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health recrute un (e) chargé(e) d’Administration et de Finances

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JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH

Center for Communication Programs / Breakthrough ACTION

www.breakthroughactionandresearch.org 

Titre du poste : Chargé (e) d’Administration et de Finances

Superviseur hiérarchique: Principal Conseiller technique du CSC

Superviseur matriciel : Régional Finance Director

Lieu d’affectation : Conakry, Guinée

Nature et type du contrat : CDD, personnel local

Horaires de travail : De 08h00-17h00 du lundi au Vendredi avec 1 heure de pause

Responsabilité de supervision : indirectement les techniciens de surface et les chauffeurs 

  1. CONTEXTE & JUSTIFICATION

Le Centre des Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins est un leader reconnu dans le domaine de la communication pour la santé avec cinq domaines-clés d’expertise à savoir :

  1. Le Changement Social de Comportement (CSC),
  2. La Recherche et Évaluation
  3. La Gestion de l’information
  4. La Formation et le renforcement de capacités
  5. Le Plaidoyer stratégique

La vision de CCP/JHU est celle d’un monde où la communication permet de sauver des vies humaines, d’améliorer la santé des populations ainsi que leur bien-être. CCP est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants au monde. Notre mission est d’inspirer et de responsabiliser les gens dans le monde entier pour qu’ils fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP mettra en œuvre le projet Breakthrough-ACTION qui utilisera des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations des pays en développement à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication, les campagnes médiatiques, les messages radiophoniques et télévisés, les affiches simples pour susciter un changement durable. Le projet tirera également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’humain pour améliorer les programmes.

En Guinée, Breakthrough Action travaillera sur deux 2 composantes essentielles à savoir la composante santé intégrée avec un focus sur le paludisme, la PF/Santé de la reproduction, la santé maternelle néonatale et infantile et la composante de l’agenda mondial de la sécurité sanitaire qui traitera les questions de maladies émergentes à potentiel épidémique dans le contexte « Une Seule Santé ».

  1. RESUME DU POSTE 

Le projet Breakthrough Action Guinée (BA-Guinée) financé par l’USAID recherche un (e) Chargé (e) d’Administration et de finance pour son bureau basé à Conakry. Cette personne sera responsable du bon fonctionnement des aspects administratifs et financiers du bureau.

Les fonctions et responsabilités spécifiques du Chargé d’Administration et Finances seront convenues avec le Directeur Financier Régional (DFR) sous la supervision technique duquel il/elle exercera une gamme complète de fonctions opérationnelles. Son superviseur hiérarchique est le Conseiller technique Principal CSC. Il/elle jouera un rôle de premier plan dans la réalisation des tâches suivantes et s’assurera que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences de l’accord, aux règlements applicables du gouvernement américain et aux normes et procédures appropriées.

Sans s’y limiter le/la Chargé (e) d’Administration et de Finances sera responsable du suivi et de la mise en œuvre des tâches ci-après :

  • FONCTIONS CLEES :

Administration

  • Maintenir le cadre du travail assaini en relation avec les techniciens de surface ;
  • Préparer et soumettre pour approbation les demandes d’achat de biens et services pour des produits d’entretien, d’hygiène, et de maintenance du bureau;
  • Suivre l’administration des contrats de bail du bureau et d’autres appartements occasionnels ;
  • Superviser les préparatifs de modulation des salles de réunion ou de conférence et s’assurer de l’existence et de la fonctionnalité de tous les équipements ;
  • Tenir un registre de gestion des matériels et mobiliers du bureau. Ce registre enregistra tous les matériels et équipements affectés au personnel pour des besoins de service. Les affectataires assureront la garde, le bon usage et restitueront à la fin de leur mission/contrat ;
  • Assurer le suivi et la gestion du parc automobile ;
  • En relation avec les services de maintenance, assurer l’entretien général des matériels et mobiliers ;
  • Comme point focal de sécurité et en collaboration avec le service de sécurité, assurer la supervision et la surveillance du bureau. Cette surveillance consistera à la délivrance des badges d’accès de sécurité à des personnes ayant droit en l’occurrence le personnel local, les missionnaires étrangers au bureau pendant les jours et heures de service. L’accès des visiteurs au bureau est conditionné à un rendez-vous dont les noms sont inscrits dans le registre tenu à cet effet. La personne recevant la visite est tenue de raccompagner le visiteur à la sortie ;
  • Assurer les réservations d’hôtel à Conakry pour les missionnaires étrangers, les consultants indépendants et les partenaires du projet, et à l’intérieur du pays ;
  • Veiller aux heures de check in et check out ;
  • Coordonner avec les missionnaires pour toutes les demandes administratives relatives à la demande, paiement et obtention de visas. Ceci consistera à mettre en place un tracker incluant les points focaux répondant dans les ambassades et consulats à Conakry ;
  • Créer un répertoire d’agences de voyage et obtenir des billets de voyage pour missionnaires dans des meilleures conditions de concurrence ;
  • Participer aux différentes réunions internes et réunions officielles et élaborer et ou revoir les Procès-Verbaux (PV) ;
  • Assurer l’archivage des notes et PV des réunions ;
  • Coordonner de façon périodique les inventaires des matériels et mobiliers du bureau et tenir un registre d’inventaire ;
  • Préparer et soumettre des drafts et lettres de correspondance pour approbation ;
  • Préparer des notes de service pour le bon fonctionnement des services à l’attention des superviseurs ;
  • Préparer des ordres de mission pour tous les voyageurs et en assurer au retour l’archivage ;
  • La réception, l’enregistrement et la transmission des courriers.

Ressources humaines

  • Suivre le processus du recrutement du personnel. Ce suivi implique la revue des JD, la publication, la réception des candidatures, la pondération, et le contact des candidats ;
  • Soumettre et suivre au siège les drafts des contrats du personnel local ;
  • Assurer la liaison avec les services de l’emploi en République de Guinée ;
  • Assurer la gestion des dossiers individuels du personnel. Cela implique la collecte des informations personnelles notamment les pièces administratives d’état civil, et d’autres services rattachés ;
  • Comme point focal, suivre la gestion administrative de l’assurance santé du personnel. Cela implique l’intégration des nouveaux assurés et ayant droits, les modifications du contrat, la soumission des demandes de remboursement du personnel, et la soumission des demandes de paiement de l’assurance au service des finances ;
  • En collaboration avec les RH du siège, et des conseillers juridiques locaux, élaborer et mettre à jour au besoin le manuel RH en tenant compte des lois, règles et pratiques locales ;
  • Tenir un fichier de suivi du mouvement du personnel (absences pour congés annuel, de maladie, de compensation…) et en produire un rapport mensuel ;
  • Suivre la soumission dans le temps de tous les timesheet, vérifier l’exactitude et archiver.

Procurrement

  • Recevoir et traiter les demandes d’achat de biens et de services. Cela inclut, les demandes de cotation, les demandes de proposition, les réservations d’hôtel et de billets de voyage ;
  • En relation avec les services de publication, faire publier des avis de recrutement, des avis d’appel d’offres et de manifestation d’intérêt ;
  • Collecter et assembler toutes les réponses aux différents avis et élaborer des drafts de grille d’évaluation à l’attention des comités constitués ;
  • Convier les comités de sélection à des fins d’évaluation des offres et en assurer le secrétariat et l’élaboration du mémorandum de sélection ;
  • Préparer et soumettre pour approbation les bons de commande ;
  • Préparer les dratfs de contrats de fournisseurs, de bureaux d’étude, de cabinets et de contrats pour consultants indépendants ;
  • Suivre l’administration des contrats des services d’informatique, d’internet et de location de véhicule ;
  • Assurer les relations avec les prestataires dans l’exécution des livraisons et services commandés. Ceci inclut leur orientation, la réception et la transmission des livrables, la réception et transmission des Bons A tirer BAT pour des services d’impression impliquant le respect strict du branding ;
  • Soumettre toutes les demandes de paiement au service de finance. Ces demandes de paiement devront comporter toutes les pièces requises et répondre à toutes les exigences ;
  • Tenir un procurrement tracker et le mettre à jour au jour le jour pour en situer toutes les sollicitations et les dossiers clos ;
  • Créer / mettre à jour une base de données fournisseurs par nature ;
  • En équipe avec le personnel du projet, participer à l’élaboration des Procédures Opérationnelles Standards SOP pour le fonctionnement des services.

Finance

  • Préparer mensuellement les états nominatifs et de déclaration des cotisations sociales et de taxes à partir des états de salaires et soumettre pour revue et approbation ;
  • Procéder mensuellement à la déclaration et paiement des cotisations sociales et fiscales ;
  • Effectuer mensuellement les obligations déclaratives en matière sociale et fiscale et en effectuer le paiement dû à terme;
  • Assurer la relation avec les prestataires de service y compris les entretiens réguliers du bureau, la sécurité,
  • Examiner, faire approuver et surveiller les demandes d’achat, les factures, la demande de chèque et le virement (national et international). Ce virement peut être aussi fait de façon électronique et s’employer à respecter toutes les procédures de gestion des virements électroniques ;
  • L’émission et l’enregistrement des chèques ;
  • Effectuer tous les enregistrements des écritures dans le logiciel QuickBooks dans le respect de la corrélation des codes et du plan comptable ;
  • Le paiement de toutes les factures approuvées ;
  • Assurer la tenue quotidienne de la comptabilité notamment le journal de Banque et celui de la petite caisse et effectuer le comptage de la petite caisse au jour le jour ;
  • Respecter les procédures de décaissement de la caisse notamment le seuil de la caisse et l’existence des documents suffisants. De ce fait, l’assistant financier devra s’assurer de l’exactitude de la codification et de l’existence des ressources, il/elle doit disposer des documents approuvés par les personnes habilitées tels que les demandes d’achat et/ou un message autorisant à engager des dépenses. Il/elle doit s’assurer de la preuve de la validation de la réception, la conformité et la régularité des factures ;
  • Le suivi des relations avec la banque notamment les transactions bancaires (retraits, versement, le dépôt des états et lettres de virement) ;
  • Archiver tous les rapports mensuels et s’assurer de l’envoi des pièces originales au siège ;
  • Appuyer le Directeur Financier Régional dans la préparation des rapports spécifiques et des rapports périodiques dus au siège ;
  • Assister le Directeur Financier Régional en coordination avec le Conseiller technique Principal dans l’organisation et la coordination des audits à la demande du siège;
  • Assister le Directeur Financier Régional et le Conseiller technique principal dans la mise en œuvre des recommandations des audits le cas échéant ;
  • Suivi rigoureux du budget original approuvé pour les activités programmées et s’en servir de base de référence à la réconciliation ;
  • Préparer et soumettre pour approbation les demandes d’avance de voyage et d’activités de terrain ;
  • Préparer les demandes de paiement des perdiems et transport des participants à des ateliers ou conférences à partir des budgets d’activités approuvés ;
  • La préparation des états de paiement des participants à des séminaires, ateliers…
  • Examiner les pièces justificatives des avances pour assurer une bonne réconciliation et en soumettre un rapport mensuel de suivi ;
  • Examiner et vérifier périodiquement tous les comptes comptables pour assurer le suivi et réconciliation si nécessaire à la demande du DFR ;
  • Soumettre les demandes de régularisation diverses au DFR pour approbation et saisie dans le logiciel comptable QuickBooks.
  1. FORMATIONS ET QUALIFICATIONS :

        Formation et expérience professionnelle

  • Au minimum licence en Gestion financière et comptable ou d’un diplôme équivalent ;
  • Avoir une expérience de travail d’au moins deux (03) ans dans un poste similaire et dans une organisation internationale en Chargé de Finances, en particulier des organisations mettant en œuvre des projets financés par l’USAID ;
  • Avoir une très bonne connaissance des procédures financières et la maitrise des écritures comptables ;
  • Très bonnes connaissances pratiques dans l’approvisionnement et des règles de passation de marché ;
  • Très bonnes connaissances du droit social du travail et des pratiques, normes et conventions sociales de travail en République de Guinée.

Compétences interpersonnelles

  • Rigoureux, autonome et méthodique dans le travail et apte à prioriser des tâches ;
  • Etre disposé au fréquent déplacement sur le terrain ;
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
  • Très motivé à entreprendre des actions et s’impliquer dans la résolution des problèmes récurrents ;
  • Disponible à travailler dans un environnement en évolution rapide avec de multiples tâches, et multiculturel;
  • Curieux et ayant des aptitudes à organiser et diriger des réunions ;
  • La maitrise de l’anglais est un atout.

Compétences en informatique

  • Une très bonne maitrise du Microsoft Excel, Word, power point est requise ;
  • Une très bonne connaissance de Outlook, d’autres messageries, d’internet, onlines communication est requise ;
  • La maitrise de QuickBooks est fortement recommandée ;
  • La maitrise de Accès, d’autres logiciels est un atout.
  1. DOSSIERS DE CANDIDATURE

Les candidats (es) intéressés sont prié(e)s d’adresser leurs candidatures à l’adresse [email protected] au plus tard le 25 Septembre 2020 avec en objet la mention « Chargé (e) d’Administration et de Finances-Breakthrough ACTION Guinée ». Les dossiers de candidature doivent comporter :

  1. Une lettre de motivation détaillée d’une (1) page au maximum adressée au Chef d’équipe ;
  2. Un CV actualisé d’au plus trois (3) pages incluant trois personnes de référence.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.  

NB : Seules les candidatures comportant l’objet susmentionné, répondant aux exigences et soumises dans le délai seront examinées.